3.1 Quality as a Service - Energiewende managen mit Orgavision
Mit Johannes Woithon
12.06.2023 71 min Matthias Mett
Zusammenfassung & Show Notes
Eine neue Folge des Digitale Stadtwerke Podcast:
3.1 Quality as a Service - Energiewende managen mit Orgavision
Willkommen zu einer weiteren spannenden Episode unseres Podcasts! In dieser Folge tauchen wir ein in die faszinierende Geschichte von Orgavision, einem Unternehmen, das sich dem Ziel verschrieben hat, Qualitätsmanagementsysteme zu revolutionieren. Mit uns im Studio ist Johannes Woithon, der Gründer und Geschäftsführer von Orgavision.
Die Geschichte beginnt in den wilden Anfängen des Jahres 2008. Johannes, der damals wie heute als Unternehmensberater tätig war, stolperte immer wieder über das Thema Qualitätsmanagement bei seinen Kunden. Doch irgendwie schien niemand so richtig begeistert davon zu sein. Unbeirrt von seiner Naivität als selbsternannter IT-Nerd und Software-Bastler, kam ihm die grandiose Idee: "Hey, das muss doch besser gehen! Mit der richtigen Software können wir das Qualitätsmanagement auf ein neues Level heben!" Ach ja, die Unschuld der Jugend.
Und so nahm das Abenteuer Orgavision im Frühjahr 2008 Fahrt auf. Die Vision war klar: Qualitätsmanagementsysteme sollten attraktiver, lebendiger, wertvoller und effizienter werden. Doch Moment mal, was ist überhaupt ein Qualitätsmanagementsystem? Ganz einfach erklärt: Es beschreibt, wie ein Unternehmen tickt. Welche Strukturen und Prozesse gibt es, damit jeder im Unternehmen den Durchblick hat? Gleichzeitig ermöglicht es externen Blicken zu verstehen, wie bestimmte Ergebnisse erzielt werden. Ein ziemlich wichtiges Thema also, mit dem Orgavision an den Start ging.
Aber hey, die Zeiten ändern sich, und mit ihnen auch die Erkenntnisse. Johannes würde heute sagen, dass es eigentlich mehr um Wissensmanagement geht. Und klar, das Wissensmanagement ist kein Zufall, sondern es bedarf einer gewissen Struktur, um in einer Organisation optimal zu funktionieren. Das ist also die Geschichte von Orgavision, angefangen mit dem mutigen Schritt in die Welt der Qualitätsmanagementsysteme im Jahr 2008.
Schnell vorspulen zur Gegenwart: Orgavision hat beeindruckende Zahlen vorzuweisen! Mit stolzen 150.000 Nutzern und über 500 Organisationen aus verschiedenen Branchen, die ihr Tool nutzen, haben sie sich einen Namen gemacht. Und welches sind die Hauptakteure in diesem Erfolgsfilm? Tja, das lässt sich nicht so leicht sagen. Orgavision bedient so viele unterschiedliche Branchen, dass es schwer ist, eine überproportional vertretene zu identifizieren. Vom Sozialwesen bis zur Dienstleistungsbranche, von der Produktion bis zu den Stadtwerken – Orgavision ist überall zuhause!
Es ist beeindruckend zu sehen, wie unterschiedlich die Kunden Orgavision nutzen. Von kleinen Unternehmen mit zehn Mitarbeitern bis hin zu Riesen mit 7.500 Usern im System ist alles dabei. Das ist natürlich auch eine Herausforderung für Orgavision, denn sie müssen einerseits branchenneutral sein und andererseits die spezifischen Anforderungen der Kunden bestmöglich unterstützen.
Johannes und sein Team sind stolz auf das, was sie bisher erreicht haben. Und wir sind Dankbar für Johannes Besuch und das tolle Gespräch.
LinkedIn Profil von Johannes: https://www.linkedin.com/in/johannes-woithon-0b466a109/
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Vielen Dank, dass Du uns hörst 😘
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Transkript
Moin Johannes, schön, dass du da bist und schön, dass du Zeit für uns hast. Moin Metti, ich freue mich sehr bei dir zu sein. Danke für die Einladung. Ja, sehr gerne. Es ist ja heute auch schon wieder ein bisschen fortgeschrittene Zeit. Wir nehmen auf heute am 4. Januar 2023, kurz vor sechs abends. Wie war dein Tag? Was hast du heute alles so gemacht und was für Bretter hast du gebohrt heute? Also heute hatte ich einen besonderen Tag, weil erstens mal eine neue Mitarbeiterin gerade dabei ist von mir und Kollegen eingearbeitet zu werden. Da kommt uns zwar jemand an ein paar interne Baustellen. Das ist jemand, der den Bereich Personal und Organisation verantworten wird. Da gibt es ein paar Prozesse, wo ich dann gleichzeitig denke, da müssen wir besser werden. Das war so der eine Aspekt.
Dann habe ich noch was sehr unangenehmes. Wir haben gerade einen Betriebsprüfer vom Finanzamt, der hat seine Prüfung noch nicht abgeschlossen, die er Ende letzten Jahres angefangen hat. Da gibt es eine riesige Frageliste. Das, was mir gar keinen Spaß macht, ist, dass er irgendwelche Belege für jemanden raussucht, von dem ich noch nicht einmal weiß, wofür er sie braucht. Das macht mich ein bisschen unruhig, aber das ist so. Na ja, habe ich heute auch noch nicht wirklich abgearbeitet. Ich habe sie mir bloß angeschaut, muss ich gestehen. Und was ganz toll ist, wir haben heute auch über das geplante Offsite in diesem Jahr gesprochen, wo sich das ganze Unternehmen für drei Tage trifft und da mal so ein bisschen überlegt, was sind da so die Rahmenbedingungen, die erfüllt werden müssen, damit wir da an einen guten Ort kommen, weil das Wichtigste ist jetzt erstmal Zeit und Ort zu bestimmen, damit alle, die in ganz Deutschland sitzen und arbeiten, mit und für OrgoVision dann auch zu diesem Zeitpunkt kommen können und das macht natürlich Spaß, da steigt schon die Vorfreude. Ich würde mal sagen, das waren so die kleinen Bretterchen von heute. Ja, okay, alles klar. Du hast gerade schon gesagt, OrgaVision, das ist dein Unternehmen. Du hast jetzt das Offset, das bringt mich gerade auf so einen Pfad. Da wollte ich gleich fragen, wann ihr das macht, ob ihr das immer schon macht, wie ihr das sozusagen eingeführt habt. Aber fangen wir einfach mal vorne an. Orga Vision und Johannes Woidhorn. Wie ist das entstanden? Wo kommst du her? Was waren deine Erfahrungen und was hat dazu geführt, dass du die Firma Orga Vision gegründet hast? Ja, da muss ich jetzt noch mal ganz kurz für mich überlegen, wie lange darf es denn werden, diese Geschichte? Ja, das ist eine große Frage.
Und mich gibt es noch leer und deswegen denke ich, okay, wo setzen wir an? Ich würde mal sagen, die Geschichte lassen wir einfach mal Anfang 2008 beginnen. Ich bin zu diesem Zeitpunkt, und das bin ich auch immer noch, Unternehmensberater und mir begegnet das Thema Qualitätsmanagement immer wieder bei unseren Kunden, die so etwas haben, von dem ich mich selber nicht so gut auskenne, aber zunehmend den Eindruck habe, dass unsere Kunden gar nicht so glücklich sind mit diesem Thema Qualitätsmanagement und Unternehmensdokumentation. Da ich so ein kleiner IT-Nerd bin und gerne mit Software gebastelt habe, zu dem Zeitpunkt auch viele IT-Projekte gemacht habe, habe ich plötzlich so die Idee, Mensch, das müsste doch besser gehen. Das ist doch, so wie das klingt aus Kundensicht, ein Thema, das lässt sich mit Software ganz super abbilden und dann wird alles viel besser. Das war meine damalige Naivität. Mit Software allein löst man natürlich noch kein Problem, aber zumindest in der damaligen Zeit habe ich gedacht ein Stück Software, das schaffen wir uns jetzt und damit machen wir die Kunden glücklich. Und das war der Beginn tatsächlich von OrgaVision gestartet im Frühjahr 2008 mit dieser Idee, damals Qualitätsmanagementsysteme attraktiver, lebendiger, wertvoller, effizienter zu machen. Und der eine oder andere weiß jetzt vielleicht gar nicht, was ein Management System ist, versuchen es mal ganz einfach zu erklären. Es geht darum zu beschreiben, wie ein Unternehmen funktioniert, wie die Strukturen sind, wie die Prozesse sind, so dass sich jeder innerhalb des Unternehmens auskennt, aber auch von außen drauf geschaut werden kann und nachvollziehbar ist, wie es zu bestimmten Ergebnissen im Unternehmen kommt. Und deswegen ist so ein großes Thema, mit dem wir gestartet sind, Qualitätsmanagement. Heute würde ich mit den Erfahrungen, die ich gemacht habe, sagen, es geht eigentlich eher um Wissensmanagement. Aber dieses Wissensmanagement ist nicht rein zufällig, sondern unterliegt einer gewissen Struktur, damit eine Organisation damit bestmöglich arbeiten kann. Das ist die Geschichte von OrgoVision. 2009 waren wir dann irgendwie am Start mit diesem Stück Software, was wir mit Kunden gemeinsam entwickelt haben. Wenn ich jetzt heute darauf schaue würde ich sagen eine lange Wegstrecke mit vielen Erfahrungen die wir gemacht haben mit dem Produkt und vor allem mit unseren Kunden und ich glaube das hat uns auch zusammengebracht nicht wahr, Matthias? Ja genau, also am Ende waren es ja dann auch die Stadtwerke zu denen wir dann vielleicht gleich auch noch mal kommen, also weil das auch ein Kundenkreis ist den ihr bedient, aber ihr macht das nicht nur für Stadtwerke.
Könntest du da sagen, also ich habe von eurer Webseite ja die 150.000 Nutzer, die ihr habt, das ist schon echt eine stolze Zahl, 500 Organisationen aus verschiedenen Branchen, die bei euch euer Tool nutzen, OrgaVision nutzen. Könntest du sagen, ja so ein Querschnitt, gibt es da irgendwie eine Branche oder Branchen, die besonders überproportional dort vertreten sind oder geht das wirklich quer durch den Garten? Also historisch gesehen haben wir tatsächlich in der Sozialwirtschaft unseren Ursprungspunkt. Das lag daran und liegt daran, dass ich eben in der Sozialwirtschaft sehr branchenspezifisch gearbeitet habe und dieses Thema Qualitätsmanagement erst dort auch verortet hatte. Allerdings haben wir dann ganz schnell im ersten Jahr festgestellt, naja das Thema Unternehmensdokumentation, Managementsysteme, das ist einfach ein Organisationsthema und kein Branchenthema. Und deswegen ging es dann auch ganz schnell los mit weiteren Branchen. Und das war auch der Gedanke, dass wir hier ein branchenunabhängiges Tool schaffen. Aber aufgrund meiner Kontakte und der Historie und Mund-zu-Mund- Propaganda gibt es natürlich immer Branchen, die so davon galoppieren und andere, die man erst mal für sich gewinnen muss. Und dementsprechend, würde ich sagen, haben wir immer noch überproportional viele Kunden im Dienstleistungsbereich, weil auch dieses Thema Wissensmanagement oft eine sehr große Rolle spielt. Aber dazu gehören genauso auch Produktionsunternehmen und das Spannende ist bei uns, dass die Kunden auch sehr unterschiedliche Dinge dann tatsächlich in OrgaVision machen und dass diese Kunden auch sehr unterschiedlich groß sind. So ab zehn Mitarbeitern wird es für viele interessant, sich zu dem Thema Gedanken zu machen. Je größer, desto anders die Anforderungen. Also unser größter Kunde hat 7500 User im System und da kann man sich schon vorstellen, das sind andere Arten, wie man da zusammenarbeitet und was man da auch für so ein Management System braucht. Und das ist eine unserer Herausforderungen, auch so branchenneutral einerseits zu sein und trotzdem die spezifischen Anforderungen des Kunden bestmöglich zu unterstützen.
Da fallen mir so zwei Sachen noch dazu ein. Wir sind jetzt ein kleines bisschen abstrakt, was Management-System und die einzelnen konkreten Punkte angeht, die innerhalb eures Systems irgendwie gelöst bearbeitet werden können. Ich glaube, klar ist, dass wenn eine Organisation größer wird, dass es natürlich irgendwie andere Tools braucht als eine Kaffeeküche, um sich mal abzustimmen, was jetzt gerade irgendwie im Vertrieb los ist oder was man gerade für neue Projekte hat oder wie man meinetwegen ein bestimmtes Vorgehen irgendwie neu für sich definiert hat. Wie kriegen wir da gerade was Konkretes dran? Hast du da so aus dem Ärmel mal ein, zwei Beispiele, was in eurem System für konkrete Probleme gelöst werden?
Ja, ich würde sagen, wir starten mal ganz weit weg von diesem abstrakten Begriff Management System. Allein das Wort ist ja irgendwie Abschreckung genug, weil so abstrakt und das kann man gar nicht wissen, was sich dahinter verbirgt, außer man arbeitet damit. Ich würde sagen, lass uns doch mal starten mit dieser Vorstellung. So wie meine neue Kollegin gestern angefangen hat, so startest du bei uns auch. Bist in einer bestimmten Rolle, hast einen bestimmten Verantwortungsbereich und du fragst dich vermutlich an den ersten Tagen besonders, wie tickt denn dieses Unternehmen? Wer ist denn in dem Unternehmen für was verantwortlich? Welche Prozesse gibt es eigentlich? Was für eine Struktur? Und zwar mal losgelöst davon, von konkreten Projekten, die du dann vielleicht auch ganz schnell kennenlernst, sondern die Frage ist erstmal, wie funktioniert es? Wo bin ich eingebunden? Und das eben rollenbasiert. Und diese Abbildung des Unternehmens, so dass es nachvollziehbar und transparent wird, das ist eine Aufgabe. Und das kleinste Beispiel ist natürlich, stelle dir vor, jetzt ist schon Freitag, erste Arbeitswoche, du bist der Letzte, der das Büro verlässt, was du natürlich besonders fleißig warst. Und dann fragst du dich, weil du plötzlich ganz allein und verlassen in dem Büro sitzt, oh man, woran muss ich denn jetzt denken, wenn ich als Letztes das Büro verlasse? Also ist klar, du musst das Licht ausmachen. Vielleicht ist auch noch eine gute Idee, hinter dir abzusperren.
Aber vielleicht gibt es noch andere Dinge, die du tun solltest. Und das wäre jetzt so eine Frage nach Unternehmenswissen, was du plötzlich brauchst, um deinen Job, deiner Verantwortung gut nachzukommen. Und das ist die Erfahrung als Kunde. Das macht Sinn, dass das irgendwo nicht nur dokumentiert ist, erste Aufgabe, sondern sicherzustellen, dass du in dem Moment, wo du die Information brauchst, sie auch findest und dass diese Information auch richtig ist, aktuell ist und nachvollziehbar ist. Und da sind wir schon so bei einigen Grundaspekten eines Management Systems, weil da ist die Frage, wie bauen wir das so auf, dass Metti am Freitag Nachmittag, Mutterseelen allein im Büro, diese Informationen bekommen kann und wie können wir auch noch nach Jahren vielleicht feststellen, dass Metti das zum Zeitpunkt X auch wusste.
Weil das Wissen kann sich verändern und damit auch die Anforderung, wer als letztes vor allem wie dann seinen Arbeitsplatz verlassen muss. Und man kann auch sagen, das ist Informationsmanagement, nicht wahr? Das Management von Wissen, von Information. Und wenn wir das nicht jedem Mitarbeiter anheimstellen, wie wir das dokumentieren und aufbauen, sondern da eine gewisse Struktur reinbringen wollen, was bei größeren Organisationen wirklich sehr nützlich ist, sich darüber Gedanken zu machen, dann sprechen wir von einem Management-System. Aber letzten Endes können wir auch sagen, es geht darum, einfach wichtige Informationen nicht bloß zu dokumentieren, sondern die Frage, wie stellen wir es zur Verfügung und vor allem, wie können wir sie auch nachvollziehen über einen langen Zeitraum.
Und das Word-Dokument, den du genauso hättest reinschreiben können, Licht ausmachen, Schlüssel zweimal umdrehen, wenn das sich ändert, dann ist eben die Frage, wie sorgen wir dafür, dass es nicht drei verschiedene Versionen, nämlich Word-Dokumente auf einem File-Server gibt und wie können wir sicherstellen, dass du immer nur auf die aktuelle Version zugreifst und dann gibt es noch ein paar andere Anforderungen, auf die wir vielleicht später zu sprechen kommen, aber das wäre jetzt so ein praktisches Beispiel und das gleiche gilt natürlich für Prozesse, für Organikame, für Rollenverantwortlichkeiten, sorgt also für eine gewisse Transparenz und vor allem dann auch Nachvollziehbarkeit.
nach einem Content-Management-System einerseits an, aber auch vielleicht Dateiablage. Ich weiß nicht, ob ihr auch da mit sowas arbeitet. Wir arbeiten jetzt zum Beispiel mit Google Drive und versuchen sozusagen, wir sind aber auch eine kleine Organisation mit elf Leuten, also insofern noch überschaubar. Du sagst es aber gerade, ab zehn fängt es an, dass die Leute sich darum kümmern. Insofern, das würde ich dir auch unterschreiben, weil ich die Erfahrung gemacht habe, dass je offener ein System ist und je weniger Leitplanken es mir gibt, desto eher ist auch die Gefahr da, dass man einfach ein bisschen wilder damit umgeht und am Ende vielleicht doch nicht den Pfad wiederfindet, den ein anderer noch als logisch empfunden hat, was eine Ablage von irgendeiner Information angeht. Wie habt ihr denn euer System gebaut? Ist das sehr starr, also im Sinne von guter Führung oder muss man da oder kann man da sozusagen auch erst mal wild drin rum arbeiten oder wie geht ihr daran im Onboarding bei Kunden?
Das sind gleich mehrere Fragen, also fangen wir mal an. Ja, das sind viele. Ich kann mir das vorstellen, also das Beste wäre natürlich, man schaut es sich mal an, weil dann ist es viel leichter und abvollziehbar, was ich jetzt versuche zu beschreiben. Der erste Punkt ist, du hast ja schon gesagt, Content Management System, da geht es darum, Inhalte irgendwie darzustellen, bereitzustellen. Ja, man könnte sagen, wir haben ganz viele Aspekte eines Content Management System mit zusätzlichen Funktionalitäten, die eben zum Beispiel solche externen Anforderungen an ein Management System bestmöglich abbilden. Was heißt das? Zum Beispiel, dass diese Versionierung der ganze Freigabe- workflow inklusive dokumentierter Kenntnisnahme bei uns alles out of the box dabei ist. Was der Kunde abbildet und wie er es abbildet, da ist OrgAvision maximal flexibel. Was bedeutet, du könntest dir das vorstellen, wie du kaufst dir Word, ist gleich OrgAvision und dann machst du es auf und dann ist eine leere weiße Seite da.
Was du da schreibst, ob du da eine Mahnung schreibst, einen Liebesbrief schreibst, eine Bewerbung schreibst, ist erst mal völlig frei. Aber du hast die Funktionalität von Word, um eben beispielsweise etwas zu gliedern, Fett zu schreiben und so weiter. Und so kannst du dir ein bisschen abstrakt eben OrgVision vorstellen. Wir haben Kernfunktionalitäten, die unterstützen, erst mal Inhalt darzustellen, aufzubauen, darzustellen. Da ist ein Ansatz, alles was man für eine gelungene Organisationsbeschreibung für eine Unternehmensdokumentation braucht, liefert das Tool mit. Also ganz viele unserer Kunden müssen Organigramme erstellen. Die sorgen dafür, dass es eben auch transparenter wird, wer für was verantwortlich ist.
Die sind meistens rollenbasiert. Und da wollen wir natürlich nicht, dass du anfängst, mit PowerPoint ein Organigramm zu malen, sondern das ist auch eine Teilfunktionalität. Du kannst bei uns Prozesse visualisieren, wirklich als Ablaufdiagramme und du kannst eben auch Organigramme bauen und dann gibt es ein paar spannende Zusatzfunktionen, weil die sich teilweise auch selbst aktualisieren, zum Beispiel Organigramm. Du bist jetzt neu in der Organisation und du bist jetzt, für was wirst du verantwortlich sein bei uns? Für Marketing-Kommunikation beispielsweise? Ich bin exzellent, genau richtig. Gibt es denn schon die Rolle von dir und wenn es da schon eine gibt oder die Rolle schon angelegt ist, ordnen wir dir einmal diese Rolle zu und das System würde automatisch alles, was mit dieser Rolle verknüpft ist, dir in einer besonderen Darstellung zeigen.
Es würde automatisch das Organigramm aktualisieren. Es würde schauen, wo in dieser Rolle sozusagen du vorkommst. Du wirst sofort sehen, in der Rolle Marketing und Kommunikation, da gibt es folgende drei Prozesse, die für mich relevant sind. Du wirst automatisch, wenn sich an den Prozessen was ändert, auch informiert werden. Du wirst eventuell auch Aufgaben vom System bekommen, nämlich zum Beispiel den geänderten Prozess jetzt auch wahrzunehmen und zu sagen, habe ich verstanden, da hat sich was geändert im Kommunikationsplan oder wo auch immer. Und das sind also diese Zusatzfunktionen neben einem klassischen Content-Management-System, dass du dich letzten Endes wesentlich entlastest bei diesen ganzen Themen, die sonst eben im Hintergrund meistens ja doch manuell gemacht werden. Also auch ein Content-Management-System. Da wird es dann schon schwierig, auf Anwenderseite eine Versionierung so hinzubekommen, dass jeder jederzeit sehen kann, welcher Stand beispielsweise vor zwei oder drei Jahren gegolten hat.
Da sind wir bei dem Thema, wofür wir es eingesetzt haben. Ein Thema sind zum Beispiel Compliance-Anforderungen. Ich muss ja als Unternehmen auch nachweisen, dass ich Mitarbeiter zum Beispiel zu einem bestimmten Zeitpunkt mit einer bestimmten Information, Thema Arbeitssicherheit beispielsweise, versorgt habe und dass es bei ihnen angekommen ist. So etwas wird von dem System, von OrgaVision eben auch vorgehalten.
Wir können ganz genau das System dokumentiert im Hintergrund automatisch, wer wann eben auch welche Informationen bekommen hat und gegebenenfalls auch quittiert hat, sodass dieses ganze Thema Nachweispflichten auch damit ganz elegant und fast von alleine erledigt wird. Ja, bringt mich gerade total auf den Gedanken der DSGVO und meiner Verpflichtung, dass ich alle meine Mitarbeiter darüber in Kenntnis setzen muss und regelmäßig auch irgendwie, ich weiß gar nicht wie es heißt, ich sag jetzt mal Schulungen durchführen muss oder eben zumindest Informationen übertragen muss. Das ist ja auch für so einen kleinen Laden wie uns schon eine Herausforderung, da regelmäßig dran zu denken einerseits und das auch zu tun. Ich hoffe, jetzt ruft keiner an im Anschluss und sagt, ja, mach mal, zeig mal her deine Protokolle, dann schließe ich bei dir schnell noch was ab. Was mich zu der nächsten Frage bringt tatsächlich, ich war auf eurer Webseite, habe mir das angeguckt, habe natürlich auch klar, das ist ja so einer der häufig geklickten Menüpunkte, Preise. Ich war so ein Schieberegler, ich liebe Schieberegler. Das hat bei den Preisen besonders beliebt.
Ja genau. Also ich sehe halt, es startet bei 500 Usern irgendwie oder Nutzern. Ihr könnt mehr als 1000, aber ihr startet bei 10. Trifft ja auch wieder das, was du vorhin gesagt hast. Ab 10 Personen kümmert man sich darum. Ich finde es überschaubar im Pricing jetzt hier mit 1250 Euro. Also ist das 125 Euro pro User und ja, finde ich echt überschaubar. Was ich mir noch nicht ganz erschlossen hat, so auf den ersten Blick zumindest nicht und das können wir uns ja jetzt darüber unterhalten. Macht ihr das modular oder ist es jetzt ein System, ein Ding ready to fly oder wie stelle ich mir das vor? Das können wir gleich mal von verschiedenen Seiten beleuchten. Einmal ist es ein System, weil wir eine Software-as-a-Service-Lösung sind. Das heißt, es gibt tatsächlich nur eine Version, eine Programmversion von OrgAvision. Jeder Kunde arbeitet mit dieser einen Version. Software as a Service, für alle die nicht aus der Technik so sehr kommen, heißt ja, dass wir für den Kunden das System betreiben in unserem Rechenzentrum und er es nutzt und er zahlt für die Nutzung inklusive der Softwarepflege und Wartung und Infrastruktur, die notwendig ist auf der Serverseite. Das alles übernehmen wir für den Kunden. Und so gesehen ist es eine Version, die alle Kunden nutzen.
Was sie mit OrgAvision machen, das ist jetzt erstmal inhaltlich völlig frei, wie ich gerade beschrieben habe. Was ich vergessen hatte zu erwähnen ist, ja, du bekommst erstmal ein weißes Blatt Papier in Word. Das war so das Beispiel. Aber wir liefern, wenn der Kunde das möchte, zu einzelnen Themen. Die einem Kunden helfen relativ schnell sich ein Thema auch neu zu erschließen. Eines unserer besten Content Pakete, der bestverkauft ist das Thema DSVGO. Nicht wahr, Matti? Da könntest du der Kunde sein, der sagt, oh ja, ich muss ja eigentlich auch dokumentieren, wie ich mit bestimmten Dingen umgehe. Aber was muss ich dokumentieren? Wie? Da würde dir dieses Content Paket helfen, dann müsstest du nicht bei null anfangen, sondern du würdest das als Grundlage verwenden, um daraus deine eigene individuelle Dokumentation zu bauen. Also das noch so in Anlehnung an dem, was du bekommst für diesen Preis. Und es gibt dann, und das war deine andere Frage, ist es modular aufgebaut, tatsächlich eine Basisversion. Das ist das, was du jetzt auch hier wahrscheinlich gerade so über den Preisregler dir anschaust. Das enthält alles, was ich brauche, um eine Unternehmensdokumentation auch normgerecht, auch zertifizierungsreif abzubilden. Wir haben ja viele Kunden, die nach einer Norm auch dokumentieren, wie 9001, das ist Qualitätsmanagement oder das Thema Energiemanagement oder eben DSVGO.
Also du kannst so viel reinstecken, wie es du magst. Das, wo sich der Preis ändert, das ist der Moment, wo es du einzelne Mitarbeiter, denen Zugriff auf OrgAvision gibt. In welcher Form auch immer. Egal wie viel sie da sehen. Wir haben natürlich ein differenziertes Rechtesystem. Du zahlst pro Nutzer. Letzten Endes diese Basisversion. Und wenn es dann spannend wird, sagst du, ich will ja nicht bloß dokumentieren, sondern wir haben auch bestimmte Vorfälle, die wir dokumentieren müssen. Also nicht bloß das Unternehmen und wie es funktioniert dokumentieren, sondern wir haben beispielsweise Beschwerden, die wir dokumentieren müssen. Wir haben Ideen, die wir irgendwo vorhalten müssen. Dann wird spannend, weil dann haben wir zum Beispiel so ein Modul, das nennt sich Ereignismanagement.
Und mit dem kannst du das alles tun, also diese Art von Dokumentation durchführen. Und wenn du das nutzt, dann zahlst du da zusätzlich noch mal etwas, weil das eben nicht jeder Kunde braucht. Und deswegen die Basisversion, das ist das, von dem wir ausgehen, das braucht jeder Kunde, das macht Sinn. Und das andere, das sind dann Zusatzmodule die der eine oder andere nutzen will, weil er für sich da einen Mehrwert zieht. Die Anwendungen sind ja tatsächlich eben erstmal wahrscheinlich recht unterschiedlich oder können unterschiedlich sein. Insofern macht das mit den Modulen auch total Sinn. Ich sehe auch noch ihr bietet auch On-Premise an. Das finde ich insofern auch ganz spannend wir machen ja auch software as a service und ich sehe und nehme wahr etwas weniger werdend ehrlich gesagt dass gerade im bereich der energieversorger immer noch dieses on premise thema eine rolle spielt und gibt es auch große unternehmen die haben wirklich irgendwie eigene rechenzentren da ist das sicher die normalen das zu betrachten als früher, so nach dem Motto in unserem Serverraum haben wir noch ein bisschen Platz, da kann da noch was drauf. Wie nimmst du das wahr? Wird das weniger die On-Premise Anforderungen, also von Kundenseite der Wunsch? Das wird weniger, das hat viele Gründe. Ich glaube, es hat sich einfach in den letzten Jahren auch ganz viel entwickelt, sodass es immer leichter ist, sich vorbehaltlos dieses Thema Betrieb anzuschauen, wo ist der am besten und am professionellsten.
Es ist natürlich auch ein Preisthema, ganz klar, und manchmal ist es immer noch auch ein ideologisches Thema. Und deswegen haben wir von Anfang an, und das liegt jetzt schon ein paar Jahre zurück, 2008, da iPhone erste Version, glaube ich, zu der Zeit war es noch nicht unbedingt der gängige Begriff, wenn es um Softwarebetrieb ging. Da war so unser Gedanke, okay, erstens mal wollen wir keine ideologischen Diskussionen führen, warum On-Premise versus SaaS aus unserer Sicht eindeutig zu beantworten ist. SaaS, Software-as-a-Service hat Vorteile und wir haben natürlich auch gesehen, wir hatten von Anfang an auch große und größere Kunden, dass sie es gar nicht können. Sie können aufgrund von Compliance-Anforderungen und so weiter nicht wechseln.
Und deine Frage war ja nochmal, nämlich deine Erinnerung war, ja sehr in den letzten Jahren ist selbst für große Organisationen fast selbstverständlich, dass sie sich mindestens zwischen dem Lizenzkauf und dem Software as a Service bewusst entscheiden, also nicht von vornherein etwas ausschließen. Das ist das eine. Und das, was uns besonders freut, ist, dass auch einige unserer On-Premise Kunden und das sind ungefähr 10 Prozent unserer Kunden sind on-premise und meistens eben dann wirklich sehr große Kunden, dass die im Laufe der Zusammenarbeit dann doch immer wieder und in den letzten Jahren vermehrt auch umsteigen. Nach einer gewissen Phase dann doch feststellen aus IT-strategischer Sicht oder ganz praktischen Gründen, wir wechseln in Software Service und das Vorteil bei uns, das geht ohne Probleme. Man kann tatsächlich zwischen diesen zwei Betriebsarten wechseln mit etwas technischer Unterstützung. Und wir sehen ja alle im Software-Bereich, wie oft es da neue Versionen gibt. Jeder, der ein Smartphone hat, weiß, wie oft er da irgendwie eine App aktualisiert. Und allein das vorzuhalten, nämlich Updates zu installieren, versus ich bin in einem Rechenzentrum und über Nacht habe ich schon die neuste Version. Das sind natürlich Themen, die bei einem hohen Zyklus an Produktverbesserung schon allein dafür sprechen könnten?
Ich bin ja kein Softwareentwickler. Ich bin Kaufmann, habe mal Betriebswissenschaft studiert. Insofern bin ich nicht der erste Ansprechpartner, was so technische Realisierung oder eben Softwareentwicklung angeht. Ich stelle es aber auch bei uns fest, dass die On-Premise Anforderungen bzw. die Versionen, die On-Premise laufen, die synchron zu halten mit der Software as a Service Cloud Version ist schon auch hier und da eine Herausforderung. Schafft ihr das gut so, diese Synchronität aufrecht zu erhalten, sodass dann dieser Umstieg dann wirklich total, ich wollte gerade seamless sagen, aber einigermaßen holperfrei funktioniert tatsächlich. Das ist auch schon ein Glückzug. Genau, die Umstellung von On-Premise in unser Rechenzentrum, dieser Datenumzug, das ist gar kein Problem. Das machen wir ganz schnell. Die Anforderung zu sagen, ich will immer genauso schnell mit der aktuellen Version arbeiten, bei mir vorgehalten, als ob es Software as a Service wäre, das können wir gar nicht, das wollen wir auch gar nicht.
Dazu bräuchten wir ein eigenes Team, was nur Updates durchführt und das wollen meistens diese Kunden auch nicht. Das sind so große Kunden, dass wir beispielsweise auch sagen, bevor dann eine neue Version in ein Produktivsystem kommt, hier sind ja sehr wichtige, sehr relevante unternehmenskritische Daten oft auch vorgehalten. Da haben wir sowieso eine Testphase. Das heißt, diese Kunden würden oft gar nicht auf die Idee kommen, von heute auf morgen mal gleich das neueste Update einzuspielen. Aber trotz allem, wie wir unsere Kunden unterstützen können, ist natürlich in unserer Infrastruktur wesentlich besser. Und es gibt ja heute auch ganz viele Möglichkeiten, zum Beispiel diese Anbindung an ein sogenanntes benutzerverzeichnendes Active Directory, damit die Kunden sich schnell einloggen können. Das geht ja mittlerweile auch über das Web genauso gut, als ob es in der eigenen Infrastruktur liegt, die Applikation.
Also da sind viele Dinge, die in der Vergangenheit schwierig waren, die Kunden auch abgehalten haben, jetzt doch wesentlich einfacher geworden. Also Frage 1 beantwortet, wir können ganz schnell wechseln, das Betriebssystem mit dem Kunden gemeinsam. Frage 2, kann der Kunde, der on-premise ist, genauso mit der aktuellsten Version arbeiten? Nur theoretisch, praktisch können wir das nicht leisten und der kunde will es in der regel auch nicht also das ist schon so ja die konkreten anwendungsfälle jetzt komme ich noch mal auf die thematik stadtwerk wir hatten vorhin 500 kunden 150.000 user stadtwerke eine branche von von vielen und sicherlich jetzt nicht die größte bei euch. Ich glaube aber, dass gerade lokale Energieversorger natürlich vor sehr großen Herausforderungen stehen. Glaube ich nicht, weiß ich, merke ich ja jeden Tag, ehrlich gesagt. Und insofern glaube ich auch, dass ein Tool wie das eure durchaus helfen kann, diese Herausforderungen zu bewältigen. Wie entwickelt sich gerade bei euch der Stadtwerkeanteil in eurem System?
Zweite Frage wäre, welche Probleme werden da gerade gelöst? Und die dritte schließt sich sozusagen an die erste an. Wie viele Stadtwerke sind es konkret gerade? Ich nehme mal die dritte Frage, weil ich die am schnellsten antworten kann. Wir haben gut 20 Stadtwerke. Das sind teilweise auch sehr langjährige Kunden. Also zwei Kunden, die begleiten uns fast von der ersten Stunde an, was mich natürlich auch sehr stolz macht, weil man tatsächlich damit auch eine ganz andere Kundenbeziehung hat und eben auch so, ich sage mal, das Wohl und Wehe von Kunden, das kriegen wir manchmal ja auf diese Weise auch mit, also auch Themen Priorisierungsverschiebungen beispielsweise. Und ich hatte ja mal ganz kurz gelesen, worum geht es in deinem Podcast und da hatte ich so mitgenommen, okay, Lösungen, die Stadtwerken helfen, dafür zu sorgen, dass unsere 1,5 Grad maximal unsere Erde wärmer wird. Ich dachte, oh, was hat das mit Organisation zu tun? Also wir können helfen, Stadtwerken einfach effizienter intern zu arbeiten, zu besseren Ergebnissen zu kommen.
Und an der Stelle würde ich sagen, sind wir mit diesen 20 Stadtwerken nur am Beginn zu unterstützen und da wünsche ich mir natürlich, dass wir noch viel mehr Stadtwerke gewinnen. Und wie ist da die Nachfrage? Also in den letzten zwölf Monaten mit all dem, was es da im Umfeld bei uns in diese Welt gegeben hat, verstehe ich, dass sich Prioritäten einerseits verschieben, andererseits die großen Themen, die jetzt offensichtlich großen Themen, die Stadtwerke betreffen.
Unsere Ansprechpartner, die sind davon natürlich trotzdem ein bisschen weiter entfernt, weil unsere Ansprechpartner oft für Organisationsentwicklung zuständig sind oder sind Bereichsleitungen, wo es einfach um Informationsmanagement geht und das ist ja nicht leichter geworden, sondern das wird auch eher komplexerweise eben auch ein regulierter Bereich, ein teilregulierter Bereich ist mit externen Anforderungen beispielsweise. Also da würde ich sagen, da ist nichts mehr geworden, leider, aber es ist auch nichts weniger geworden, das ist konstant und ich muss sagen in dem Bereich Stadtwerke leben wir im Moment auch nach wie vor von persönlichen Empfehlungen. Wir sind da gar nicht so vertriebsorientiert im Moment unterwegs, da wir sehr viele sehr unterschiedliche Branchen begleiten. Und deine letzte beziehungsweise erste Frage war, was machen denn jetzt ganz konkret die Stadtwerke mit OrgAvision, wenn sie nicht dokumentieren wie Organisation funktioniert. Also ich nehme jetzt einfach mal ein Zitat von einem Kunden, einem langjährigen Kunden, Stadtwerkekunden, der hat gesagt für mich ist OrgaVision wie ein Schweizer Messer, ein Schweizer Taschenmesser. Das heißt, es ist eben nicht eine Spezialsoftware, zum Beispiel für Regulierung für X oder Y, sondern wir haben uns für OrgaVision entschieden, weil wir da drin sehr unterschiedliche Dinge, inhaltlich unterschiedliche Dinge abbilden können. Also wir können da kreativ basteln. Letzten Endes und Angelpunkt ist eben diese Informationslenkung, also sicherstellen, dass Informationen richtig verteilt werden, dass ein Mädchen am Freitagnachmittag die Information bekommt, was er beachten muss in bestimmten Situationen. Also das wollen wir möglichst effizient machen. Wir wollen sicherstellen, dass die Information auch zwingend bestimmte Adressaten erreicht.
Du würdest ja freiwillig schauen am Freitagnachmittag, was muss ich beachten. Aber in bestimmten Prozessabläufen geht es ja auch darum, ganz konkret jemand zu sagen, wenn du das tust, dann musst du auf folgendes achten. Also da müssen wir als Organisation sicherstellen, dass der Mitarbeiter bestmöglich informiert ist. Das ist sozusagen das Gegenteil. Das eine ist so ein bisschen Pool-Information, das Push und es geht natürlich um diese Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Ich reiße bei mir jetzt gerade mal nur leise. Das mit den Pflichten ab 10 Mitarbeitern. Wahrscheinlich sind wir nur 9. nur neun. Aber dann haben wir das ganze Thema Informationssicherheit. Ein riesiges Thema. Wir haben viele Stadtwerke, die nach 27001 Informationssicherheit zertifiziert sind oder zumindest ihr System so aufbauen. Wir sprechen ja auch in diesem Bereich die Organisation Stadtwerke gehören ja auch zu diesem Kritisbereich, also Organisation mit kritischer Infrastruktur. Da gibt es noch mal besondere Anforderungen. Das heißt von außen gibt es da eine hohe Regulierungs- Anforderung, die ich eben auch anhand von Dokumentation belegen muss, wie ich damit umgehe. Du hattest das Beispiel Datenschutz- Grundverordnung beispielsweise. Auch das spielt eine Rolle. Einer unserer Stadtwerkekunden macht das ganze Thema Energieregulierung. So, da gibt es jährliche Abfragen von der Bundesnetzagentur und der hat das alles über OrgAvision auch organisiert, dass die Informationen von verschiedenen Bereichen zusammengetragen werden, in einem Prozess dargestellt werden, aber auch dieser Prozess tatsächlich inhaltlich abgebildet wird.
Und was auch für unsere Kunden zum Beispiel eine große Rolle spielt, das ist die Zusammenarbeit mit Externen. Das hast du natürlich beim Thema Zertifizierung, dass da jemand externes, ein Auditor kommt und schaut, ist deine Dokumentation sozusagen und die dahinter liegenden Prozesse, sind die denn auch normgerecht? Und dann kann ich natürlich im Vorfeld zu jemandem Zugriff eben auf diese Bereiche geben, dass er sich ein Bild machen kann. Aber wir haben eben ganz viele Stadtwerke, die ja auch mit externen Dienstleistern arbeiten und die damit eben auch ein bisschen Informationsaustausch betreiben und sie damit auch wesentlich mehr in ihre eigene Prozessstruktur mit hineinnehmen können. Und dann haben wir natürlich solche Themen wie Meldewesen, Sicherheitsvorfälle, Defekte, Mängellisten, Störungen. Das kennen wir genauso bei den Stadtwerken wie Baustellen, Wochenberichte zu hinterlegen, Zähler- anträge, Dokumentenlenkung in der Form, wo ist das aktuelle Dokument denn überhaupt. Das alles kann man natürlich damit sehr schön abbilden.
Das ist jetzt so ein kleiner Blumenstrauß gewesen, sehr oberflächlich, eher Schlagworte, aber ich denke das kann denjenigen, die in einem Stadtwerk arbeiten, vielleicht doch mal so einen Ausblick geben auf die möglichen Dimensionen, was man da inhaltlich abbilden kann. Ja, ich denke dran, dass es ja doch sehr viele neue Produkte zum Beispiel gibt, die in Stadtwerken gerade abgebildet werden müssen oder in Zukunft das bisherige geschäftsmodell zähler ablesen und strom verkaufen der irgendwie in festen kilowattstunden preis hat oder gas verkaufen das wird wahrscheinlich sowieso irgendwie in absehbarer zeit ein ende haben oder zumindest deutlich deutlich weniger werden wir sowieso wie punkt wärmewende einfach mehr wärme pumpen oder fernwärmeversorgung haben werden in Zukunft. Und ich glaube einfach, dass durch die Vielzahl neuer Produkte und Dienstleistungen und Wertschöpfungs- Möglichkeiten für Stadtwerke natürlich damit auch einhergeht, dass man sich dafür auch jeweils Prozesse überlegen muss und Regeln überlegen muss und die müssen auch irgendwo abgebildet werden. Und wo passiert das denn gerade, wenn es im Intranet auf irgendeiner Seite steht, wird es oft übersehen.
Natürlich gibt es auch Management Systeme die da helfen, aber ich glaube, dass da eine Professionalisierung durchaus, ich will da niemandem zu nahe treten, aber ich würde sagen so gerade bei den mittleren und kleinen Stadtwerken durchaus notwendig ist. Also da liegt einfach Potenzial drin sich das mal genau anzuschauen. Die meisten die wir kennenlernen, Organisationen, Stadtwerke, die sind ja am Anfang erst mal der Meinung, das ist zwar nicht super, was wir machen und wie wir es machen, aber das ist doch schon mal ganz gut. Und deswegen lohnt es sich ja manchmal erst mal auf solche Lösungen wie OrgaVision zu schauen, um mal zu sehen, was ist denn überhaupt denkbar, weil man das, wenn man es über viele Jahre gemacht hat und entwickelt hat, ja oft gar nicht diesen Blick hat, wo noch Potenzial schlummert.
Man ist gewohnt, dass man es in einer bestimmten Art und Weise macht und deswegen ist das für uns immer spannend, wenn sich jemand meldet und sagt, ich will mir einfach mal einen Impuls holen. Wie könnte es denn anders und besser sein, um erst mal zu sehen und selber bewerten zu können, wo stehen wir bei dem Thema? Und deswegen finde ich es auch immer spannend, wenn die Stadtwerke unsere Kunden untereinander miteinander reden, weil das ist ja auch wirklich das Lernen von Best Practice. Genau, das bringt mich auf den Gedanken zu unserem SIT, zu unserem Stadtwerke Impact Day, wo wir auch versuchen, dass wechselseitig Menschen in ähnlichen Arbeitsherausforderungen sich untereinander austauschen können, Projekte vorstellen können, um am Ende schneller auf eine Lösung zu kommen oder vielleicht sogar eine Erfahrung, die bei dem anderen vielleicht irgendein Fuck-up war, um auf die erst mal zu verzichten sozusagen und dann schneller irgendwie in eine positive Entwicklung reinzukommen. Du hattest mir jetzt hier in unser kleines Handlaufdokument so drei Beispiele reingeschrieben oder drei Stadtwerke reingeschrieben. Die Stadtwerke Nettetal, Heidelberg und Kempen. Um da vielleicht so einen kleinen Haken dran zu machen, kannst du kurz erläutern was die drei gemacht haben und vielleicht fangen wir einfach in meiner liste steht oben nettetal vielleicht fangen wir mit denen mal an ist das was wo du sagen kannst okay das lässt sich schnell erklären oder bleibt das lieber in den show notes zum nachlesen so ein bisschen möchte ich vorbauen so gut kenne ich diesen kunden nicht dass ich neben ihm saß und das jetzt eins zu eins wiedergeben kann. Aber es sind zumindest Kunden, über die wir reden dürfen. Das ist das eine.
Deswegen tue ich das natürlich gerne. Und andererseits ist tatsächlich, können wir schauen, dass es da einen Link gibt. Sind diese Projekte so, wie sie damals begonnen sind und im Zwischenstand auch abgeschlossen wurden, sind auch dokumentiert. Da kann man wirklich dann noch mal nachlesen. Ich kratze mir mal so fast willkürlich so ein paar Aspekte raus. Nettetal, da fällt mir eben genau dieses Zitat ein. Schweizer Messer, Schweizer Taschenmesser, das stand nämlich da von unserem Ansprechpartner, von der Glocke, also ein langjähriger Kunde, der tatsächlich erst mal auf der Suche war nach einer All-in-One-Lösung für das Thema Management-Systeme. Der also dieses, dem von Anfang an klar war, der größte Wert entsteht da, wenn wir alle Informationen, die relevant sein könnten, schon mal in einer Oberfläche auf einer Plattform haben. Dass die Mitarbeiter gar nicht überlegen muss, an wen stellen könnte es denn noch liegen, sondern erst mal einen zentralen Zugang hat. Das zweite, was ihm wichtig war, das war, dass auch jeder Mitarbeiter mit diesem System arbeiten kann. Das ist übrigens auch für uns immer eine Herausforderung.
Wir wollen eben feststellen, dass die Mitarbeiter tatsächlich sehr einfach, fast intuitiv damit arbeiten können und vor allem und das war diesem Kunden auch sehr wichtig, dass es auch eine Mitarbeiterbeteiligung gibt, dass ich mich einbringen kann, sei es jetzt mit Ideen, aber eben auch wenn sich beispielsweise Prozesse verändern und ich stelle fest, der ist ja gar nicht mehr so wie dokumentiert wird aktuell, dass ich mich einbringen kann, Hinweis geben kann und dass das auch selber wieder in einem dokumentierten Prozess stattfindet, diese Verbesserung beispielsweise. Und ja, ich würde mal sagen, dass das wie er gestartet ist und das ist ein Kunde, der gesagt hat, das schönste war für ihn, Punkt eins, dass er die Suchzeiten seiner Mitarbeiter traf dadurch reduzieren konnte. Da gibt es dann auch auf der Webseite so ein schönes Zitat von ihm, dass er sagt, das ist ein super Invest. Jede Information, die in OrgoVision steckt, spart so und so viel Suchminuten im Durchschnitt beim Mitarbeiter. Das war jemand, der das auch mal quantifizieren wollte, um auch die Mitarbeiter zu überzeugen, ganz viel Wissen hineinzugeben und der mittlerweile da also wirklich auch mit externen Partnern ein sehr breites System aufgebaut hat. Und ein Beispiel, was mir noch einfällt, was ich interessant fand, Geodaten Informationssystemen, GIS, da wird natürlich viel gearbeitet und da kommt es natürlich ab und zu auch dazu, dass jemand auf der Baustelle feststellt, oh die Leitung liegt ja tatsächlich ganz woanders als im Plan und der es wirklich auch für die mobile Anbindung nutzt und die Mitarbeiter vor Ort an der Baustelle da auch Rückmeldung geben, Fotodokumentation machen und das in unserem Modul Ereignismanagement dann eben auch so abbilden, dass das dann zentral auch wieder zusammenläuft diese Information.
Und das nächste Stadtwerk? Ja gerne, das nächste wäre dann Heidelberg. Das ist aus meiner Sicht ganz anders gelagert. Das wäre aber schön, wenn der Kunde sich jetzt dazu äußern könnte. Ich würde sagen, das Interessante ist da, dass es tatsächlich von der Organisationsentwicklungsseite her die Aufgabe gab, wirklich Prozesse besser zu dokumentieren, nachvollziehbar zu gestalten und da ist wirklich ein ganz großartiges, breit angelegtes Organisationshandbuch entstanden, was in erster Linie, das war sozusagen der Ausgangspunkt der Prozessdokumentation, darauf ausgerichtet war. Und das ist übrigens auch immer noch so eine Frage, wie dokumentiere ich etwas?
Also wir haben ja auch so eine Visualisierung von Ablaufprozessen. Man kann es natürlich auch verbal dokumentieren. Und da ist ja auch die Erfahrung, dass auch die Adressaten sehr unterschiedlich sind, die dann so einen Prozess auch verstehen müssen, der dokumentiert ist. Und ich komme gleich mal zum dritten Campen, damit es hier nicht zu langweilig wird. Das Tolle war, die hatten eine Herausforderung, die waren schon nach 27001, da geht es um Informationssicherheit, sehr relevantes Thema für Stadtwerke, da hatten die schon was aufgebaut, da waren die auch schon zertifiziert, aber sie haben festgestellt in ihrer Dateistruktur auch mit irgendwelchen gemeinsamen Laufwerken, da wird das dann ganz schön kompliziert, weil man hat sehr viele Richtlinien, Leitlinien, Arbeitsanweisungen, die so vorzuhalten und so, dass es auch ein Auditor, ein Dritter begutachten kann. Das gerät ganz schnell an seine Grenzen, wenn man das mit herkömmlichen Mitteln wie SharePoint, wie was hattest du gesagt, Google Drive und so weiter versucht.
Und deswegen waren die relativ schnell überzeugt, als sie bei einem anderen Stadtwerk gesehen haben, wofür die Orgelwischen eingesetzt haben, dass sie gesagt haben, okay, wie schnell schaffen wir das, was wir jetzt schon haben, an dokumentierten Management System, 27001 Informationssicherheitssystem, in das neue Tool ist gleich OrgoVision zu bringen. Und da hat mich das wirklich beeindruckt. Wir haben das innerhalb von wenigen Wochen, ich glaube drei Wochen, alles überführt in dieses neue System hinein und hatten anschließend gleich so eine Rezertifizierung.
Und das war natürlich spannend. Was sagt da der Auditor, wenn alles plötzlich anders aussieht? Na, der war begeistert. Es hat natürlich dann den Auftrieb gegeben von diesem Informationssicherheits- management-System, was sie dokumentiert hat, um gleich zu sagen, was nehmen wir uns als nächstes vor. Mein letzter Stand ist, dass sie dann das Energiemanagement abgebildet haben, aber auch von Anfang an mitgedacht hatten, das bestehende Internet gleich mit abzulösen, um eben auch wieder das zu schaffen, alle Informationen sind an einem Ort, egal ob sie dokumentiert werden müssen, weil es diese Pflicht gibt oder weil es eine hilfreiche Information ist für Mitarbeiter in bestimmten Situationen. Macht auch total Sinn, dass an einer und derselben Stelle zu haben letzten Endes oder auf den gleichen, auf das gleiche, auf die gleiche Quelle sozusagen zu setzen, denn am Ende wäre der Mitarbeiter, die Mitarbeiterin irgendwie ihr Problem, ihre Aufgabe lösen und dann ist es im Zweifel auch Wurst, ob da eine Verpflichtung hinter steht oder einfach nur guter Menschenverstand, sage ich jetzt mal. Du hast auch noch so ein schönes Best-Practice-Webinar da dran, also gerade von Kempten, da gibt es dann noch so einen Videolink, der ist auch auf der Seite drauf.
Das verlinke ich auch alles in den Shownotes, die Links hast du mir gegeben. Ich finde das sehr schön. Wir haben jetzt noch so einen Punkt angetickt oder du hast ihn gerade angetickt, als du von der Baustelle vor Ort und das Kabel oder die Erdleitung liegt halt woanders gesprochen hast. Das bringt mich dazu, dich nach dem Thema API, Schnittstelle, Kollaboration zu vielfältige Aufgaben, die zu lösen sind. Häufig müssen da sozusagen auch Systeme miteinander arbeiten und miteinander verdrahtet werden können. Wie steht ihr da oder wie siehst du das und wie seid ihr da aufgestellt? Also prinzipiell wenn ich natürlich so als IT interessiert, dann denke ich immer gleich mal, kann man das miteinander verbinden. Aber die große Frage ist ja immer, was soll denn eigentlich aus welchem Grund verbunden werden? Wenn wir jetzt mal speziell auf diesen Zweck von OrgaVision schauen, dann ist es eigentlich so, dass sehr selten ein Kunde überhaupt die Notwendigkeit sieht, es mit einem anderen System zu verbinden, weil wir beschreiben ja im Regelfall oder der Kunde beschreibt in unserem System, wie er mit den anderen Systemen arbeitet. Du hast ja gerade auch schon gesagt, neue Systeme, wie gehen wir mit diesem System um, wie pflegen wir unser CRM, wie funktioniert unser ERP, wie haben wir das gecustomized. Das sind Informationen, die in OrgAvision standardmäßig dokumentiert werden, die aber selten dann in einem anderen System benötigt werden. Allerdings, das Ganze ist ja webbasiert, jede Information ist bei uns direkt und eindeutig adressierbar von außen und so gibt es tatsächlich einige wenige Kunden. Allerdings weiß ich jetzt von keinem Stadtwerkekunden, dass das so ist, dass sie dann in ihrem operativen System Links hinterlegt haben, die einem Mitarbeiter nochmal an einer bestimmten Stelle in seiner operativen Software dann eben die Möglichkeit geben nachzuschauen in der Dokumentation, wie machen wir denn das. Also bestes Beispiel CRM, du bist im Vertrieb, hast einen neuen Interessenten und fragst dich, okay welche Felder muss ich denn befüllen mit welchen Informationen und das ist hoffentlich irgendwo dokumentiert, damit wenn neue Mitarbeiter dazu kommen, dann auch ganz schnell produktiv werden können. An der Stelle hat dann eben beispielsweise diese Kunde dann einfach dafür gesorgt, dass die Hilfefunktion, die man da aufrufen kann, gleich ins OrgAvision verlinkt, an der Stelle, wo das dokumentiert ist. Das ist so eine Möglichkeit, die uns ab und an begegnet.
Das andere, das ist eher die Information nach außen zu geben. Wir haben auch Kunden, die sagen, das was in Orgavision dokumentiert ist, das wollen wir noch mal an dritter Stelle irgendwie spiegeln und deswegen haben wir die Möglichkeit natürlich Daten auch automatisiert nach außen zu geben. Aber ansonsten sind wir tatsächlich ein relativ autonomes System. Eins der wenigen, wo sich auch jedes Mal wieder neu für mich erst erschließen muss, warum braucht es da Informationsaustausch?
Eigentlich gar nicht notwendig. Wir sind eben nicht operativ und deswegen tauschen wir auch keine Daten aus, aber wir versuchen zu ermöglichen, dass jeder egal wo er ist und egal mit welchem Endgerät er auf die Informationen zurückgreifen möchte, dass das einfach geht. Das ist unsere Herausforderung. Wo du das mit dem nach außen geben gerade gesagt hast, da kommt bei mir das Beispiel von Partnerunternehmen vielleicht, die sich nach bestimmten Kriterien auch verhalten müssen, wenn sie im Zweifel mit dem Endkunden zu tun haben. Wenn ich jetzt irgendwie ein Partnerhandwerker habe, der die PV-Anlage, die das Stadtwerk verkauft hat, dann am Ende irgendwie installiert ist, der dann noch mal schauen kann vielleicht, wie da gearbeitet wird und welche Protokolle am Ende irgendwie übergeben werden müssen oder so. Aber stimmt, ich gebe dir da recht. Ich durchdenke oder versuche gerade daran zu denken, klar operative Systeme, wenn ich wirklich irgendwie in einem CRM arbeite und ich brauche viele unterschiedliche Kundendaten, dann möchte ich die gerne mit anderen Systemen verbinden können. Mein ERP-System oder was auch immer ich da noch im Einsatz habe, aber bei euch, ja, muss man schon ein bisschen buddeln, um solche Beispiele zu finden wahrscheinlich so.
Du hast eben externes greifen drauf zu, das lösen wir dann einfach mit einem echten Zugriff, den derjenige bekommt, mit rechten, genau, weil er soll ja nicht ein totes Dokument, eine tote Information bekommen, die irgendwann mal ausgespielt wurde, von der er gar nicht mehr weiß, ob sie aktuell ist oder ob sie sich geändert hat, dann sollte das wirklich ein Live-Zugriff sein. Es gibt ja jetzt die Möglichkeit, wenn man bei euch sehr frei auch Dinge definieren kann, ich kann meine Prozesse da eintragen, kann anfangen das erstmal für mich so zu erschließen.
Wahrscheinlich kommt auch der Appetit beim Essen, wie so oft, wenn man erstmal festgestellt hat, dass alles geht, dass man dann irgendwie auf die Idee kommt, dies oder jenes Thema dann auch noch da drin zu lösen und lösen zu wollen. Nichtsdestotrotz braucht es ja manchmal ein bisschen auch Anschub. Du hast vorhin die Templates, die Vorlagen genannt. Die finde ich immer super hilfreich, weil wenn ich überhaupt gar keine Idee von meinem Prozess habe am Anfang, dann habe ich zumindest schon mal so einen Handlauf auch, an dem ich mich orientieren kann. Das kann ich ja dann unter Umständen auch noch mal verfeinern und iterativ fortentwickeln. Nichtsdestotrotz könnte es eben noch notwendig sein, Beratungen dazu irgendwie anzubieten. Wie hoch ist der Anteil bei euch? Wie viel Beratung steckt noch drin und kann ich die dazu buchen, wenn ich sie brauche oder hole ich mir dann wieder andere Berater, die mir dann in der Prozesssache helfen?
Also ich schränke es erstmal gleich ein und sage, was wir nicht sind. Wir sind keine Unternehmensberatung. Punkt eins, das heißt wir sind ein Softwarehersteller und unsere Aufgabe liegt darin sicherzustellen, dass unsere Kunden bestmöglich mit ihren Anforderungen das in Orgovision abbilden. Das heißt tatsächlich eben, sie die Möglichkeiten von Orgovision kennen lernen und auf diese Weise dann auch am besten entscheiden können, wie sie bestimmte Anforderungen in Orgovision abbilden. Das heißt, unser Aspekt der Beratung ist einerseits eben diese Software idealerweise nutzbar zu machen und das heißt in der Regel haben die Kunden ja immer schon Dokumentationen und deswegen ist immer so ein Thema wie sieht es denn bisher aus, wie soll es denn in Zukunft aussehen und da müssen wir auch das zusammenbringen, das Verständnis erstmal des neuen Kunden was alles mit OrgoVision möglich ist, weil man denkt ja in den bisherigen Möglichkeiten und man muss erst mal die neuen Möglichkeiten verstehen, um festzustellen, so wie wir es bisher gemacht haben, müssen wir vielleicht gar nicht mehr machen oder wir haben Vorteile, wenn wir es ganz anders machen.
Das ist dann auch schon so ein erster Beratungsaspekt natürlich dabei. Wie bauen wir unsere Anforderungen, wie bauen wir Eurovision so auf, dass unsere Anforderungen bestmöglich abgedeckt werden? Und dann ist natürlich ein Beratungsanteil zu sagen, wie sorgen wir dafür, dass alle Mitarbeiter gerne mit dem System arbeiten? Weil das eine ist ja toll, wenn ganz viel Wissen dann darin dokumentiert und abgebildet ist. Aber es ist nur so gut so ein System, wie die Mitarbeiter es nutzen. Und das ist ein ganz wesentlicher Aspekt, der uns hier persönlich sehr wichtig ist, sie herzustellen, dass es nicht ein System wird für den Auditor und einen Beauftragten, Qualitätsmanagementbeauftragten oder wie auch immer, sondern dass es wirklich ein lebendes System wird und das bedeutet, dass die Mitarbeiter es nutzen, dass die ihren Wert darin erkennen, es bestmöglich sich dabei auch idealerweise einbringen und das ist natürlich etwas, wo wir vor allem mit Best-Practice-Erfahrungen viel über die Jahre in unseren Projekten gelernt haben und da einfach auch Ideen mitbringen können, mit dem, was da möglich ist, wie man so schön rollout dann eine software und das heißt von dieser ursprünglichen architektur wie baue ich das auf die struktur wie mache ich das rechte management wie kann ich verschiedene themen in einem system abbilden ohne dass es zu rettung dann schon kommt ist es dann dieser zweite aspekt und ja dann gibt es noch so einen kleineren anteil aber da grenzen wir uns eben auch dann relativ schnell ab wenn es inhaltliche fragen gibt wie baue ich denn jetzt jetzt mein Informationssicherheitsmanagement-System auf. Was muss ich beachten, wenn ich nach 27001 zertifiziert werden will? Da sehen wir uns nicht kompetent genug. Das wird jetzt beantworten. Wir sind eher diejenigen, die das Werkzeug mitbringen und den Umgang mit dem Werkzeug erklären und unterstützen. Das, was damit dann gebaut wird, das ist etwas, was wir gerne, falls der Kunde da an der Stelle sich noch mal ein bisschen inspirieren lassen will oder wirklich Kompetenz braucht, dann auf Partner verweisen. Die klassischerweise meistens dann eben tatsächlich Unternehmensberater sind, die meistens schon eine spezielle Ausrichtung haben, also sich zum Beispiel zu so einem Fachthema wie Informationssicherheit besonders auskennen, idealerweise vielleicht unser Produkt schon kennen und damit das auch noch mal näher zusammenbringen können, diese externen Anforderungen mit den Möglichkeiten, die da entstehen. Und das ist sozusagen so unser Feld, in dem wir uns bewegen von der Beratung her.
Okay, total sinnvoll und hört sich schlüssig an. Finde ich auch, trifft auch immer so meine Denke sich da kooperativ auch vielleicht zu verbinden. Habt ihr wahrscheinlich auch ein Partnernetz oder Unternehmen mit denen ihr häufiger schon zusammengearbeitet habt und die ihr dann empfehlen könnt, wenn jemand kommt, der da einfach Hilfe braucht, vermute ich jetzt mal. Ja, absolut und das hat nicht bloß was mit Kompetenz zu tun, sondern wenn man so ein System aufbaut, dann, man soll es ja gar nicht glauben, hat es auch ganz viel mit dem zu tun, wie man so ein System begreift. Also ist das so ein stares System, was Vorgaben macht, wie lebendig darf es denn werden, was Mitarbeiter, Kultur, Werte und so weiter anbelangt, weil das wird sich in diesem System widerspiegeln. Und unser System ist darauf ausgerichtet, wirklich, dass es ein System für die Mitarbeiter wird. Und wenn wir da jetzt einen Partner hätten, der das ganz anders sieht und sagt, das ist ein System, was top-down sozusagen funktioniert und ausschließlich so, dann würden wir vermutlich etwas verlieren an Mehrwert, den wir sonst schaffen können, wenn wir da eben in einer ähnlichen Haltung unterwegs sind. Und deswegen sind die Partner, mit denen wir zusammenarbeiten, vom Mindset her ganz ähnlich ausgerichtet, was dafür sorgt, dass es dann eben auch inhaltlich passt zu den Möglichkeiten, die wir funktional anbieten. Ich habe vorhin auf einer dieser Beispielseiten hier für die Stadtwerke, die du mir geschickt hast, gesehen, acht Wochen Realisierungszeit, also Onboarding irgendwie produktiv gehen. Ist das etwas, wo du sagst, das ist jetzt so schnell, also etwas, wo du normalerweise sagen würdest, die Leute brauchen eher ein halbes Jahr, bevor sie damit arbeiten können oder ist es eher die Regel? Ja, das ist ja die beliebte Frage von Interessenten. Bin ich produktiv? Das hat ja gar nichts mit uns zu tun oder viel weniger als manche denken. Es hat ja was damit zu tun, wo steht der Kunde im Moment, was will er denn überhaupt abbilden und wie soll denn das Zielbild denn aussehen. Also will er das bloß überführen, wie das der eine Kunde Campen gemacht hat, will er das gleichzeitig verbessern, will das verschlanken und am Ende ist es natürlich auch eine Ressourcenfrage. Also für mich wäre, um diese Frage besser beantworten zu können, es hilfreich zu verstehen, was will denn der Kunde und vielleicht auch was will er in Zukunft nicht mehr. Wo steht er denn da? Wo sind aus seiner Wahrnehmung heraus die Lücken und die Dinge, die es zu überbrücken gilt? Und mit welcher Kompetenz und mit welchen weiteren Ressourcen ist das Team denn ausgestattet? Weil die eigentliche Arbeit muss dann schon der Kunde leisten. Wir sind ja Geburtshelfer, um es mal so zu sagen. Wir sorgen dafür, dass dieses Kind gut zur Welt kommt. Aber am Ende die Geburt, die macht jemand anders, nicht die Hebamme. Und in dem Sinne sozusagen ist es ganz schwierig davor immer zu sagen, wie aufwendig ist es. Es ist natürlich eine Ressourcenfrage. Wir können nur sagen, wie viel Unterstützung brauchst du denn klassischerweise, damit du mit OrgaVision als Werkzeug bestmöglich umgehen kannst. Und da unterscheiden wir einmal in die sogenannten Redakteure. Das sind die, die inhaltlich tatsächlich etwas gestalten, dafür Verantwortung haben. Und das ist alle Erfahrung nach, je nachdem auch was die Leute da an Vorwissen mitbringen, mit einer ein- bis zweitägigen Schulung als Staat völlig ausreichend. Wenn man sich davor noch mal separat Gedanken gemacht hat über die Struktur, über das rechte System, dass es vielleicht, wenn es größere Unternehmen sind, einen Tag, den man da architektonisch sozusagen einmal darauf schaut, andererseits eben auch von unserer Seite noch mal verstehen muss, wie ist es denn jetzt, weil sonst kann man da ganz schlecht unterstützen. Und die Schulung der Mitarbeiter, dass sie mit Orgafiction umgehen können, dass sie sozusagen als lesende Mitarbeiter, die erst Informationen aufnehmen, damit arbeiten können. Also dafür müssen wir gar keine Zeit investieren. Dazu ist das System intuitiv genug. Und das ist das, was unsere Kunden selber machen, diesen Rollout sozusagen jetzt von der funktionalen Unterstützung her den Mitarbeitenden nahe bringen. Das funktioniert ganz einfach und da brauchen wir nicht viel Wissen. Und da haben wir auch Materialien, die wir unseren Kunden in die Hand drücken, die ihnen helfen, das ihren Mitarbeitern gut zu erklären. Aber der eigentliche Kern so eines Projektes ist tatsächlich, das, was man schon hat, zu überführen und dabei auch zu schauen, wie können wir das gleich vielleicht besser machen.
Und wie gesagt, da ist es ganz schwierig. Ich würde sagen, acht Wochen, um zu einem neuen Informationssicherheitssystem, weil das ist der Inhalt gewesen, zu kommen, das kann man nur ermessen, ob das gut oder schlecht ist, wenn man schon mal so etwas aufgebaut hat. Und das wäre niemals so schnell gegangen, wenn Sie da nicht schon eins gehabt hätten, was Sie nur besser machen wollten und eben in das OrgAvision hineinbringen wollten. Also deswegen leider kann ich dir gar nicht sagen, gut oder schlecht. In dem Fall war es sehr rationell. Der Reifegrad ist ja vielleicht auch noch so eine Frage, die in dem Zusammenhang kommt.
Gibt es irgendwie Kenntnisse, so ein Grad von Awareness oder Erfahrung, den man als Unternehmen oder auch als Abteilung. Es wird ja nicht das Unternehmen kommen, sondern es werden ja Anwendungsfälle sozusagen eher abgebildet als ganzes Unternehmen, sondern jede Abteilung je nach Größe hat ja ganz unterschiedliche Prozesse und unterschiedliche Fälle, die da irgendwie abgebildet werden müssen. Gibt es da so Dinge, wo du sagen würdest, bevor man nicht ein Ziel wirklich fertig hat, macht es gar keinen Sinn jetzt irgendwie zu reden, dann geht ihr lieber noch mal zurück und macht eure Hausaufgaben, damit ihr dann besser vorbereitet sozusagen mit so einem System wie unserem starten könnt. Gibt es da so einen Tipp, den du geben kannst, was für eine Reife man haben sollte, bevor man startet?
Ja, Reife hat ja auch viele Dimensionen. Ich lasse das auf meine Klasse und auf mich selber. Aber es ist natürlich ein schönes Wort. Ich würde sagen, das eine ist die Haltung, die jemand hat zu diesem Thema oder zu den Themen, die er damit auch bearbeiten will. Die Haltung ist fast wichtiger, als wo er gerade steht und das andere ist eben natürlich klar zu sein, was ich damit erreichen will. Und da hilft ja auch so vielleicht so ein agileres Verständnis, nicht davor große Baupläne zu entwickeln und eine riesige Vision an die Wand zu malen und dann eben da irgendwie auf den Weg in Stocken zu geraten, sondern auch zu schauen, wo können wir mit einem ersten Schritt auch schon einen Mehrwert schaffen und das eben auch einladend gestalten. Es darf sich ja entwickeln und das in Teilschritten, die natürlich gut definiert sein. Also ich muss schon klären, warum, warum brauchen wir das, warum investieren wir da Zeit hinein, was erwarten wir uns davon. Das hilft uns ja auch das Projekt auszurichten, den Kunden auch intern zu kommunizieren und deswegen hätte ich gesagt Reifegrad, naja also ich wünsche mir aber Kunden die schon Erfahrung gesammelt haben mit Management Systemen, weil die wissen uns ganz anders zu schätzen von der ersten Minute an, weil sie sofort sehen wo der Mehrwert von OrgaVision ist. Ich habe ja bei dir das Gefühl, dir müsste ich das doch noch mal ein bisschen näher bringen, weil du da noch nicht diese praktische Erfahrung hast, die dir hilft sozusagen den Mehrwert zu und je mehr es auch Wegbewegungen gibt, weg von, ich finde nicht die aktuelle Version eines Dokuments, aber ich habe selber schon Leitfahler-Erfahrungen gemacht, wie lange es dauert, bis ein Mitarbeiter wirklich die aktuelle Version hat, wie verunsichert er ist, ob er jetzt tatsächlich das richtige Dokument gefunden hat. Beispielsweise, wenn man so konkrete Fälle hat, dann kann man dann natürlich ansetzen und deswegen würde ich sagen, das andere ist einfach auch mutig zu sein zum Thema Reifegrad.
Ich weiß nicht, ob es damit was zu tun hat, aber mutig zu sein, einfach mal zu beginnen, durchaus zu wissen, warum wir das brauchen, was wir erreichen wollen, aber auch in Teilschritten bereit zu sein, zu lernen, man zu sagen, lass uns mal klein anfangen, lasst es uns entwickeln mit den Möglichkeiten, die wir haben. Lasst uns schauen, wo wir möglichst schnell einen ersten für alle sichtbaren Mehrwert schaffen können und das soll uns beflügeln, dann die nächste Etappe zu definieren. Das gefällt mir viel besser, als eben mit einem zu großen Projekt erst einmal auch Erwartungen zu wecken und zu lange zu brauchen, bis es zu Ergebnissen kommt. Das ist ja oft der Tod von vielen großen Projekten. Ja, klassisches MVP-Denken im Grunde genommen. So dass man erstmal sagt, okay, wenn wir schon mal so einen kleinen Nutzen haben, dann freuen wir uns und dann bauen wir das weiter aus und bleiben am Ball. Also einfach starten, beginnen, machen und schon mal die ersten Vorteile nutzen, ohne dass man gleich monolithisch eine riesengroße Gesamtsituation klären will. Ja, verstehe ich. Und wenn du eure Ziele mal, vielleicht sogar hinsichtlich der Stadtwerke wählt, aber was wäre so deins? Wir sind jetzt ja ganz am Anfang des Jahres 2023.
Gibt es da was, wo du sagst, okay, das nehme ich auch mit in unsere Offside, wo wir darüber reden, was wollen wir 2023 erreichen und vielleicht sogar bei Stadtwerken und mit Stadtwerken? Ja, also das, was ich mir wünsche, ganz prinzipiell nicht für 2023, sondern einfach von dem, wozu es uns gibt. Ich möchte einfach, dass wir unsere Kunden bestmöglich unterstützen, solche Systeme lebendig und attraktiv zu gestalten, sodass es wirklich ein Mehrwert wird für die Organisation und für die Mitarbeiter. Ich möchte einfach, Matti, wenn du am Freitag da sitzt und OrgAvision ist aus irgendeinem schrecklichen Grund nicht verfügbar, dass du sagst, dann kann ich nicht arbeiten, dann kann ich jetzt nach Hause gehen, weil mir das sozusagen wirklich ein Mehrwert schafft in meiner Arbeit und ich da auch mein Wissen hineingebe. Wenn wir das schaffen, dann sind diese Systeme tatsächlich wertvoll und da wollen wir auch so wahrgenommen werden, dass wir zu den Systemen beitragen mit unserer Lösung, mit unseren maßgeschwerterten Unterstützungsleistungen.
Und worüber ich mich immer freue, das ist, wenn wir feststellen, der Kunde ist schon eine so lange Strecke mit uns gegangen. Der hat schon immer wieder neue Ideen entwickelt, was er noch in Eurovision abbildet. Und deswegen wünschen wir natürlich, dass wir da weiterhin langjährige Lösungsanbieter bleiben und Partner bleiben. Und wir haben ja so ein hohes Ziel. Wir sind wirklich überzeugt, dass Organisationen besser werden, wenn sie das Thema Unternehmensdokumentation professionell machen, managen. Und deswegen ist so unsere Mission auch zu sagen, wir wollen, dass möglichst viele Menschen an ihrem Arbeitsplatz mit so einem System, nämlich mit OrgAvision arbeiten dürfen. Und da sind wir natürlich noch weit entfernt. Ich denke auch bei den Stadtwerken sehen wir uns ganz, ganz am Anfang. Aber es ist sehr mutmachend zu sehen, dass eben auch da die Bereitschaft wächst.
Auch interne, ich würde mal sagen sogenannte EDA-Kosten. Wir haben sowieso ein Overhead mit Dokumentation und so weiter einfach kritisch zu hinterfragen und zu sagen, ja gerade weil wir sie EDA haben, diese Kosten, können wir sie nicht minimieren. Können wir nicht mehr Wert schaffen. Und wenn wir da als Sparingspartner wahrgenommen werden und da sozusagen auch vermitteln können, dieses Erfahrungswissen, was unsere Kunden, unsere Stadtwerke Kunden schon haben, auch weitergeben zu dürfen, dann würde ich sagen, super, dann lass uns in 2023 überlegen, wie wir da in diesen Austausch auch kommen können und eben solche Lösungen, solche Erfahrungswerte austauschen können, weil daraus wird immer etwas Besseres.
Du sprichst ja gerade auch das Thema Optimierung an und damit sicherlich auch Zeitoptimierung. Das Suchen von Dokumenten hatten wir auch in einem Case gerade vorhin gesehen. Wenn ich sonst fünf Minuten irgendwas suche und jetzt kann ich es in einer finden und verstehen und benutzen, dann spart das über so eine ganze Organisation ja irre Zeit. Und vor dem Hintergrund, dass wir in das Thema Fachkräftemangel reinlaufen in den nächsten Jahren, gleichzeitig auch die Herausforderungen größer werden. Das heißt, ich brauche nicht nur mehr mitarbeitende Menschen bei mir, weil ich neue Herausforderungen habe, sondern gleichzeitig gehen jetzt noch viele in Rente sozusagen und die Herausforderungen wachsen, dann ist das eigentlich auch ein Punkt, den man nicht zu gering schätzen darf, was die Optimierung von solchen Prozessen auch angeht. Ja, da sind wir wieder beim Thema Wissensmanagement und tatsächlich auch zu sagen, was steckt denn an Erfahrungswissen in einzelnen Personen und können wir das besser nutzbar machen. Und es ändert sich auch die Erwartungshaltung junger Mitarbeiter, was das Thema Transparenz anbelangt in Organisationen, was die Erwartungen anbelangt, wie man sich einbringen kann, auch an der Weiterentwicklung einer Organisation, also über den eigenen Verantwortungsbereich hinaus und auch wie moderne Tools aussehen sollten, mit denen man gerne arbeitet. Und deswegen denke ich, ist es auch eine gute Überlegung, sich zu überlegen, wie wollen wir uns auch professionell als Organisation nicht bloß aufstellen, sondern auch von unseren Mitarbeitern wahrgenommen werden.
Da sind wir natürlich dann auch ganz schnell wieder beim Thema Unternehmenskultur und was hat das mit so einer Softwarelösung zu tun? Ja, sehr viel, weil schon die Art, wie wir da uns abbilden, uns darstellen und hilfreich sind für die Mitarbeiter, sagt ja ganz viel über die Organisation aus. Ja, ich habe mir vor Augen so alte Tools. Ich weiß gar nicht, ich habe ja auch irgendwann mal angefangen in dieses Berufsleben einzusteigen und ich sehe da noch irgendwelche Windows-Tools oder alte CRMs mit ganz kleinen Schaltflächen und so ganz fürchterlich unergonomisch gebauten Oberflächen, die echt keinen Spaß gebracht haben. Und da ist natürlich die Welt von Software as a Service. Also gut, das ist jetzt ein anderes ist ein Modell heißt nicht unbedingt dass jedes Software-as-a-Service Software gleich auch eine gute Ergonomie hat, aber da hat sich auch schon einiges getan und insofern das was ich von euch bislang gesehen habe sieht auch so aus dass man gut und schnell eine Übersicht hat und einigermaßen intuitiv dadurch kommt ohne dass man jeden Tag noch so ein dickes Handbuch nebenbei auf dem Schreibtisch liegen haben muss, um da seine Arbeit zu verrichten oder verrichten zu können. Das wäre ganz herrlich, wenn das Orgelwischen jemand abzwingen würde, dann würden wir einfach das, was uns so wichtig ist und am Herzen liegt ja nicht im geringsten erfüllen. Also es geht tatsächlich darum, wie kann ich gut mit der Software arbeiten, aber was fast noch wichtiger, oder nicht fast, es ist wichtiger, das ist wie das, was innerlich darin abgebildet wird, attraktiv und verständlich ist. Und wenn wir uns mal nur das Thema Prozessdokumentation anschauen. Ich kann so einen Prozess abstrakt modellieren und darstellen. Du kannst vielleicht so Prozessablaufdiagramme.
Das ist für den einen oder anderen wunderbar, weil damit versteht er diesen Prozess, kann ihn überschauen. Kann man übrigens bei unserer Lösung auch sehr schön dann verlinken mit weiteren Informationen. Du kannst ihn verbal darstellen. Das hilft dem einen oder anderen, der eher da ein Verständnis hat. Oder was heute ja immer beliebter wird, auch diesen Prozess einfach mal in einem Video in irgendeiner Form versuchen darzustellen. Und da beginnt eben auch die Attraktivität, wenn sich der, der den Inhalt verantwortet, auch Gedanken macht, wie transportiere ich denn die Information? Und da können wir als Tool natürlich einmal Möglichkeiten der Informationsdarstellung anbieten, aber andererseits liegt es eben dann doch in der Verantwortung des Redakteurs, der Person, die diesen Inhalt verantworten, zu überlegen, wie schaffe ich das zum Beispiel auch mit einer ansprechenden Sprache ganz ganz wichtig eben das nicht wie so ein Beamtendeutsch klingen zu lassen. Du hast und du musst eben das auch einladen zu gestalten eben so wie wir denken und reden und miteinander umgehen. So möchte ich auch so eine Dokumentation aufbauen. Auch dann wird sie attraktiv und wird auch lieber genutzt.
Ja, hundertprozentige Unterschrift unter dem, was du gerade gesagt hast. Ich glaube, ganz ehrlich, ich versuche das auch mal. Es soll jetzt nicht sich anhören wie so eine Dauerwerbesendung. Ich finde es wirklich einfach auch spannend und interessant und vor dem Hintergrund doch sehr komplexe Herausforderungen. Ich sage das jetzt nochmal. Es ist halt wichtig, dass auch größere Teams einfach wissen, wie sie damit umgehen und das Wissen muss irgendwo stecken. Und ich stelle fest, das gibt es halt auch bei uns. Du hast ja nicht ganz ohne Grund gerade festgestellt, dass ich da noch ein bisschen Nachholbedarf habe, was mein eigenes Wissen, was solche Management-Systeme angeht. Also insofern gehe ich gleich mal auf zehn Mitarbeiter.
Erstens, man kann sich natürlich auch auf neun nutzen. Das ist kein Problem. Und wir haben tatsächlich ganz viele, die zum Beispiel drei Mitarbeiter haben, eine Vorstellung haben, wohin das Unternehmen sich entwickelt und verstanden haben, je eher sie damit anfangen und je mehr sie Spaß daran entwickeln, weil der beginnt nicht am Anfang, sondern erst im Tun, desto wertvoller wird es, desto mehr sparen sie sich Zeit. Und ich hätte gesagt, lass dich einfach, schau nicht zu sehr in der Fachliteratur nach, was ist denn die DIN-ISO 9001, wie ist die aufgebaut, sondern einfach mal von dem Alltag her beschreibend, wie machen wir was. Was gibt es denn da schon an Prozessen und einfach das, was da ist, mal alltagssprachlich formulieren und zur Verfügung stellen. Das ist da beginnt der Mehrwert. Da muss man dann nichts verstehen über abstrakte Normanforderungen.
das kommt vielleicht später, das ist aber für die meisten gar kein Muss. Also Einladung an dich, starte und übrigens, du wirst gar nicht glauben, aber es gibt bei uns eine kostenlose, kostenfreie Testversion. Du kannst einfach mal ein paar Tage mit dem Tool arbeiten, um zu sehen, wie intuitiv ist es wirklich und wie sieht denn das, was ich da eingebe, auch tatsächlich aus und passt das zu uns? Können wir uns vorstellen, dass das das Tool der Wahl ist. Ich hoffe es natürlich sehr. Ja, prima. Also ich freue mich aufs Ausprobieren, ehrlich gesagt. Also ich werde das einfach mal machen. Jetzt haben wir ja erst mal ein bisschen Zit noch vor der Nase. Insofern werde ich es nicht sofort machen. Denn wie gesagt, heute, 4. Januar am 27. Nee, Quatsch, Entschuldigung, am 26. Januar haben wir unseren Stadtwerke Impact Day. Bis dahin bin ich noch oberkante, unterlippe beschäftigt hier. Aber dann ist das meine Februartask hier. Dann werden wir uns sehr wahrscheinlich wieder treffen. Zumindest interessiert mich dann Ende Februar, wo du stehst mit deinen Erkenntnissen und was du daraus machst. Ja cool, dann machen wir mal ein kleines Update. So ein Kurzupdate, das hängen wir dann nochmal hinten dran an dem Podcast. Und wenn ich darf, also würde ich gerne nochmal zwei, drei Screenshots machen und die auch hier in die Schonungs reinpacken, beziehungsweise auch in die Kapitelbilder. Das geht nämlich in diesem Podcast. Man kann Kapitelbilder machen und die sieht man dann auch in den Podcastplayer, wenn man den richtigen Player benutzt. Sehr cool. Ja, also dann liefer ich gerne noch was nach, damit das, was vielleicht doch an vielen Stellen abstrakt blieb für den einen oder anderen, dann zumindest bebildert eine erste Anmutung darstellt. Ja, super. Vielen herzlichen Dank. Wenn wir jetzt nicht irgendwas total maßgebliches vergessen haben, dann glaube ich machen wir tatsächlich noch mal so ein kleines Update Ende Februar oder so und dann würde ich das für jetzt erst mal dabei bewenden lassen, sagt man. Ja, also schön, dass du dir einen ersten Eindruck geholt hast, dass du jetzt vielleicht ein besseres Verständnis hast, über Unternehmensdokumentation nachzudenken und eben vielleicht auch mitnimmst, das Tool spielt vielleicht doch eine Rolle, wenn ich dokumentiere, zumindest wenn ich es langfristig sehe. Vielen Dank für dein Interesse. Ich bin gespannt, was das Update dann wirklich zu Tage fördert, wo du dann stehst. Vielen Dank, Johannes. Dann dir noch einen schönen Tag und liebe Grüße an Liebe Grüße an alle. Danke dir, vielen Dank.
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